E-Mail Backup ganz einfach

Einfach in der Handhabung und kein Papier mehr, das abgeheftet werden muss. E-Mails ersetzen seit langem die Papierform als Kommunikationsmittel. Dies erfordert aber auch ein Umdenken in der Archivierungsstrategie, weg vom altbewährten Leitz-Ordner hin zur rechtskonformen E-Mail Archivierung

1. Rechtssicherheit

Rechtssicherheit

E-Mails sind ein elementarer, unverzichtbarer Bestandteil unserer heutigen Geschäftswelt. Oft ist nicht bekannt, dass E-Mails denselben rechtlichen Anforderungen wie Geschäftsbriefe unterliegen (wie z.B. den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)). Aus diesem Grund ist auch für E-Mails eine manipulationssichere und vollständige Archivierung notwendig, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Eine moderne Mailarchivierung wie Mailstore bietet deutlich mehr als eine rechtskonforme Archivierung von E-Mails verschiedenster E-Mail Systeme. 

Archivierte E-Mails sind für den User im revisionssicheren Zugriff und können dank Volltextsuche auch schnell gefunden werden. 

2. Kosten optimieren

Kosten optimieren

Der Speicherplatzbedarf kann dank einer auf eine Kopie begrenzten Sicherung von Nachrichten mit mehreren Empfängern (samt Anlagen) enorm reduziert werden. Die Größe einer Mailbox kann deutlich reduziert werden, da jede E-Mail vor der internen oder externen Auslieferung archiviert wird. dies führt zu einer deutlichen Entlastung des Mailservers und dank geringeren Speicherbedarfs Investitions- und Betriebskosten.

3. Effizienz steigern

Effizienz steigern

Der Benutzer kann auf das Mailarchiv standortunabhängig zugreifen, geschäftliche Nachrichten und wichtige Dokumente stehen immer zur Verfügung, sowohl per Laptop als auch über ein Tablet oder Smartphone. Das Archivsystem verschlüsselt Daten intern mit AES-256, durch zusätzliche SHA-Werte für jede E-Mail kann sichergestellt werden, dass eine nachträgliche Änderung nicht möglich ist. Der  Zugriff auf einzelne E-Mails zu jeder Zeit sicher von überall gewährleistet ist.

4. Komplexität reduzieren

Komplexität reduzieren

Die vielen Features und zugrunde liegenden Technologien sind in einer intuitiv zu bedienenden Oberfläche integriert. Auch die Archivierung bereits vorhandener E-Mails ist ein wichtiger Bestandteil von MailStore. Die Nutzung des E-Mail Archivs in eDiscovery-Prozeduren, erlaubt wenn gewünscht eine firmenweite Suche nach E-Mails.

Ein Mailarchiv auf der Basis von Mailstore ermöglicht es nicht nur rechtliche Vorschriften einzuhalten, es ermöglicht zudem eine erhebliche Verbesserung der Bedienbarkeit der Mail-Systeme. Auch wenn Sie ihre E-Mails in der Cloud hosten (z.B. Office 365) können Sie mit Mailstore ihre E-Mails rechtskonform archivieren.